Sistem Informasi Berbasis Komputer (CBIS)

SISTEM INFORMASI BERBASIS KOMPUTER (CBIS)

CBIS atau Computer Base Information System mengandung arti bahwa komputer memainkan peranan penting dalam sebuah sistem informasi, meskipun secara teoritis, penerapan sebuah sistem informasi memang tidak harus menggunakan komputer dalam kegiatannya, namun pada prakteknya dengan data dan kebutuhan informasi yang begitu kompleks maka peran teknologi komputer begitu dibutuhkan, peran komputer inilah yang dikenal dengan istilah “computer based” karena digunakan untuk mengolah informasi dalam sebuah sistem maka disebut “Computer Base Information System” atau sistem informasi berbasis komputer.

CBIS ini diharapkan dapat menghasilkan informasi yang berkualitas, sehingga tujuan organisasi (user) dapat tercapai secara effisien dan efektif dengan hasil yang maksimal dalam proses yang optimal dan 5 (lima) hal pokok yang merupakan manfaat dari Sistem Informasi dalam pengendalian Manajemen Organisasi adalah :

Penghematan waktu (time saving)
Penghematan biaya (cost saving)
Peningkatan efektifitas (effectiveness)
Pengembangan teknologi (technology development)
Pengembangan personil akuntansi (accounting staff development)

Beberapa istilah yang terkait dengan CBIS antara lain adalah data, informasi, sistem, sistem informasi dan basis komputer. Berikut penjelasan masing-masing istilah tersebut :

Data : merupakan deskripsi dari sesuatu dan kejadian yang kita hadapi. Jadi pada intinya, data merupakan kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian dan merupakan kesatuan nyata yang nantinya akan digunakan sebagai bahan dasar suatu informasi.
Informasi : merupakan hasil dari pengolahan data menjadi bentuk yang lebih berguna bagi yang menerimanya yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian nyata dan dapat digunakan sebagai alat bantu untuk pengambilan suatu keputusan.
Sistem : merupakan entitas, baik abstrak maupun nyata, dimana terdiri dari beberapa komponen yang saling terkait satu sama lain. Objek yang tidak memiliki kaitan dengan unsur-unsur dari sebuah sistem bukanlah komponen dari sistem tersebut.

Sub Sistem dari Sistem Informasi Berbasis Komputer

Sub sistem dari CBIS adalah :

Sistem Informasi Akuntansi
Sistem Informasi Manajemen
Sistem Pendukung Keputusan
Automasi Kantor (Office Automation)
Sistem Pakar

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI (SIA)

Sistem Informasi Akuntansi (SIA) adalah sebuah sistem informasi yang menangani segala sesuatu yang berkenaan dengan Akuntansi. Akuntansi sendiri sebenarnya adalah sebuah sistem informasi. Sistem ini merupakan sebuah sistem yang memproses data dan transaksi guna menghasilkan informasi yang bermanfaat untuk merencanakan, mengendalikan, dan mengoperasikan bisnis.

Tugas Utama Sistem Informasi Akutansi

Pengumpulan data : setiap tindakan yang dilakukan oleh perusahaan yang melibatkan elemen lingkungan maka kegiatan tersebut disebut dengan transaksi, tindakan tersebut dijelaskan dengan sebuah catatan data, pencatatan ini dikenal dengan istilah pengolahan transaksi. Sistem pengolahan data mengumpulkan data yang menjelaskan setiap tindakan internal perusahaan dan transaksi lingkungan perusahaan.
Manipulasi data : tugas yang berupa pengubahan data menjadi informasi. Manipulasi data meliputi :

Classification : identifikasi dan pengelompokan data menggunakan pengkodean terhadap catatan transaksi.
Sorting : penyusunan sesuai urutan tertentu berdasarkan kode atau elemen data lainnya.
Calculating : operasi aritmatika dan logika yang dilakukan pada elemen data.
Summarizing : penyimpulan data sehingga dihasilkan total, rata-rata dan lain-lain.

Penyimpanan data : data yang telah dicatat kemudian disimpan dalam media penyimpanan sekunder, dan diintegrasikan secara logis dalam bentuk database.
Menyediakan dokumen : SIA menghasilkan informasi untuk individu atau organisasi baik didalam maupun diluar perusahaan, yang dipicu oleh dua hal, yaitu :

Tindakan yaitu output yang dihasilkan jika terjadi sesuatu
Waktu yaitu output yang dihasilkan pada saat tertentu.

Karakteristik Sistem Informasi Akutansi

Melaksanakan tugas yang diperlukan
Berpegang pada prosedur yang relatif standar
Menangani data yang rinci
Berfokus pada historis
Menyediakan informasi pemecahan masalah minimal

Peran Sistem Informasi Akutansi Dalam CBIS

SIA menghasilkan beberapa output informasi dalam bentuk laporan akuntansi standar
SIA menyediakan database yang lengkap untuk digunakan dalam pemecahan masalah

SISTEM INFORMASI MANAJEMEN (SIM)

Sistem Informasi Manajemen (SIM) memproses berbagai transaksi non-keuangan yang tidak bisa diproses oleh Sistem Informasi Akuntansi. Bagaimana pun juga sistem informasi manajemen di laksanakan dengan kerja bersama. Dengan mendukung semua ide dari masing-masing grup yang melakukan kerja di lapangan dan bagaimana kita memberikan semangat yang tinggi buat karyawan.

Sistem informasi manajemen adalah sistem perencanaan bagian dari pengendalian internal suatu bisnis yang meliputi pemanfaatan manusia, dokumen, teknologi, dan prosedur oleh akuntansi manajemen untuk memecahkan masalah bisnis seperti biaya produk, layanan, atau suatu strategi bisnis. Sistem informasi manajemen dibedakan dengan sistem informasi biasa karena SIM digunakan untuk menganalisis sistem informasi lain yang diterapkan pada aktivitas operasional organisasi.

Tujuan Umum

Menyediakan informasi yang dipergunakan di dalam perhitungan harga pokok jasa, produk, dan tujuan lain yang diinginkan manajemen
Menyediakan informasi yang dipergunakan dalam perencanaan, pengendalian, pengevaluasian, dan perbaikan berkelanjutan
Menyediakan informasi untuk pengambilan keputusan

Proses manajemen didefinisikan sebagai aktivitas-aktivitas :

Perencanaan : formulasi terinci untuk mencapai suatu tujuan akhir tertentu adalah aktivitas manajemen yang disebut perencanaan. Oleh karenanya, perencanaan mensyaratkan penetapan tujuan dan identifikasi metode untuk mencapai tujuan tersebut.
Pengendalian : perencanaan hanyalah setengah dari peretempuran. Setelah suatu rencana dibuat, rencana tersebut harus diimplementasikan, dan manajer serta pekerja harus memonitor pelaksanaannya untuk memastikan rencana tersebut berjalan sebagaimana mestinya. Aktivitas manajerial untuk memonitor pelaksanaan rencana dan melakukan tindakan korektif sesuai kebutuhan, disebut kebutuhan.
Pengambilan Keputusan : proses pemilihan di antara berbagai alternative disebut dengan proses pengambilan keputusan. Fungsi manajerial ini merupakan jalinan antara perencanaan dan pengendalian. Manajer harus memilih di antara beberapa tujuan dan metode untuk melaksanakan tujuan yang dipilih. Hanya satu dari beberapa rencana yang dapat dipilih. Komentar serupa dapat dibuat berkenaan dengan fungsi pengendalian.

SISTEM PENDUKUNG KEPUTUSAN (DECISION SUPPORT SYSTEM)

Dalam upaya memecahkan masalah seorang problem solver akan banyak membuat keputusan. Keputusan harus diambil untuk menghindari atau mengurangi dampak negatif atau untuk memanfaatkan peluang.

Keputusan terbagi menjadi :

Keputusan terprogram, bersifat berulang dan rutin.
Keputusan tak terprogram, bersifat baru dan tidak terstruktur, tidak ada metode pasti untuk menanganinya karena belum pernah terjadi sebelumnya.

Empat tahap dalam pengambilan keputusan, yaitu :

Kegiatan Intelejen yaitu mengamati lingkungan untukmencari kondisi yang perlu diperbaiki.
Kegiatan Merancang, yaitu menemukan, mengembangkan, dan menganalisis berbagai alternatif tindakan yang mungkin.
Kegiatan Memilih yaitu memilih salah satu rangkaian tindakan diantara alternatif.
Kegiatan Review yaitu menilai pilihan-pilihan yang lalu.

Jenis Decision Support System

Jenis pertama hanya memungkinkan manajer mengambil elemen keputusan, seperti bertanya berapa jumlah penjualan wilayah X.
Jenis kedua menungkinkan memperoleh laporan khusus dari suatu file, misalnya laporan persediaan.
Jenis ketiga memungkinkan manajer mendapat laporan yang berasal dari berbagai file, seperti laporan laba rugi.
Jenis keempat memungkinkan manajer melihat dampak-dampak berbagai keputusan. Misalnya perubahan harga produk dan implikasinya terhadap keuntungan.
Jenis kelima memungkinkan manajer menerima usulan keputusan, misalnya memperolah harga jual optimal yang diproleh dari sebuah model matematika.
Jenis keenam adalah DSS yang mampu memberikan keputusan, misalnya komputer yang memutuskan besarnya premi untuk nasabah berusia dibawah 25, bekerja di Trans Am, Tinggal Di Houston dll.

Tiga DSS pertama cukup dengan menggunakan database query, sedangkan tiga terakhir harus menyertakan model matematika.

Tujuan Decision Support System

Membantu manajer membuat keputusan untuk pemecahan masalah semi terstruktur.
Mendukung penilaian manajer bukan mencoba menggantikannya.
Meningkatkan efektifitas pengambilan keputusan manajer dari pada efisiensinya.

OFFICIAL AUTOMATION (OA)

Official automation, kini disebut dengan istilah kantor virtual, mencakup semua sistem elektronik formal dan informal terutama berkaitan dengan komunikasi informasi ke dan dari orang – orang di dalam maupun diluar perusahaan.

Pengguna Official automation dibagi menjadi empat kategori yaitu :

Manajer, yang bertanggung jawab dalam mengelola sumber daya perusahaan.
Profesional, tidak mengelola tetapi menyumbangkan keahlian khusus yang membedakan mereka dengan sekretaris dan pegawai administrasi.
Sekretaris, ditugaskan untuk membantu pekerja terdidik (Manajer & Profesional) untuk melaksanakan berbagai tugas korespondensi, menjawab telepon, dan mengatur jadwal pertemuan.
Pegawai Administrasi, melaksanakan tugas-tugas untuk sekretaris, seperti mengioperasikan mesin fotokopi, menyusun dokumen, menyimpan dokumen, dan mengirim surat.

Tujuan Official Automation

Menghindari Biaya, komputer tidak dapat menggantikan pegawai saat ini, tetapi setidaknya menunda penambahan poegawai yang diperlukan untuk menangani penambahan beban kerja
Pemecahan Masalah kelompok, memberikan kontribusi untuk komunikasi antar manajer
Pelengkap, OA tidak dapat menggantikan komunikasi interpersonal tradisional seperti tatap muka, percakapan telepon, tulisan memo, dan sejenisnya, tetapi OA bersifat melengkapi sehingga jika dikombinasikan dengan media tradisional akan memberikan sinergi.

Aplikasi Official Automation :

Word Processing
E-Mail
Voice Mail
Electronic Calendaring
Audio Conferencing
Video Conferencing
Computer Conferencing
Facsimile
Videotex
Imaging
Desktop Publishing

SISTEM PAKAR (EXPERT SYSTEM)

Sistem pakar (expert system) adalah sistem informasi yang berisi dengan pengetahuan dari pakar sehingga dapat digunakan untuk konsultasi. Pengetahuan dari pakar di dalam sistem ini digunakan sebagi dasar oleh Sistem Pakar untuk menjawab pertanyaan (konsultasi).

Kepakaran (expertise) adalah pengetahuan yang ekstensif dan spesifik yang diperoleh melalui rangkaian pelatihan, membaca, dan pengalaman. Pengetahuan membuat pakar dapat mengambil keputusan secara lebih baik dan lebih cepat daripada non-pakar dalam memecahkan problem yang kompleks. Kepakaran mempunyai sifat berjenjang, pakar top memiliki pengetahuan lebih banyak daripada pakar yunior. Tujuan Sistem Pakar adalah untuk mentransfer kepakaran dari seorang pakar ke komputer, kemudian ke orang lain (yang bukan pakar).

Sistem pakar adalah suatu program komputer yang mengandung pengetahuan dari satu atau lebih pakar manusia mengenai suatu bidang spesifik. Jenis program ini pertama kali dikembangkan oleh periset kecerdasan buatan pada dasawarsa 1960-an dan 1970-an dan diterapkan secara komersial selama 1980-an. Bentuk umum sistem pakar adalah suatu program yang dibuat berdasarkan suatu set aturan yang menganalisis informasi (biasanya diberikan oleh pengguna suatu sistem) mengenai suatu kelas masalah spesifik serta analisis matematis dari masalah tersebut. Tergantung dari desainnya, sistem pakar juga mampu merekomendasikan suatu rangkaian tindakan pengguna untuk dapat menerapkan koreksi. Sistem ini memanfaatkan kapabilitas penalaran untuk mencapai suatu simpulan.

Karakteristik Sistem Pakar